Alternant(e) - Assistant(e) Administratif(ve) H/F - Charleville Mézières

• Description de l'employeur

  France Titres - Agence Nationale des Titres Sécurisés, sous la tutelle du ministère de l'Intérieur, accompagne les usagers dans leurs démarches administratives. En tant qu'établissement public national, notre mission est de développer, mettre en œuvre et maintenir les systèmes d'information et applications pour la fabrication des titres sécurisés tels que cartes d'identité, passeports, certificats d'immatriculation, permis de conduire, titres de séjour, etc.

• Description du poste

  Sous la responsabilité directe de la secrétaire générale adjointe, vous bénéficierez d’un encadrement progressif pour développer vos compétences en assistance administrative. Vous contribuez au bon fonctionnement  de l’organisation administrative, dans le respect des procédures et de la confidentialité.

   

  Vos activités principales :

  • Gestion et organisation des déplacements professionnels : Prise en charge complète (réservation, suivi) des déplacements du comité de direction et des agents, dans le respect de la politique voyage en vigueur.
  • Préparation et suivi de dossiers : Constitution, mise à jour et suivi de dossiers administratifs (collecte et vérification des pièces, relances, respect des délais).
  • Classement et archivage des dossiers : Organisation et archivage des dossiers physiques et numériques sur les réseaux, avec une gestion rigoureuse.
  • Gestion du courrier :  Collecte auprès du bureau postal (en soutien du service logistique) et enregistrement des courriers entrants ; préparation, affranchissement et expédition des courriers sortants (après signature), en garantissant leur traçabilité et leur transmission dans les délais.
  • Mise à jour des dossiers de suivi et des tableaux de bord.
  • Gestion et préparation des salles de réunion lors du déplacement des membres du CODIR sur Charleville-Mézières ou à la demande d’un cadre : Vérification de la disponibilité, mise en place et bon fonctionnement de la salle en concertation avec le service logistique (matériel, fournitures, organisation de l’espace).
  • Accueil des visiteurs : Accueil des visiteurs extérieurs annoncés et autorisés, transmission des informations nécessaires à l’accueil et suivi de leur prise en charge.
  • Toute tâche administrative à la demande de la tutrice.

  Cette liste est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins du service et de votre montée en compétences.