Apprenti Secrétariat de Direction/ Ressources Humaines/ Accueil

  • Description du poste

    L’apprenti(e) en secrétariat de direction / ressources humaines est placé(e) sous la responsabilité directe de la responsable des ressources humaines assurant le secrétariat de direction, étant lui- même sous l’autorité de la responsable des services administratifs, du chef d’établissement et de la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Dijon.

    Il/elle est chargé(e) d’assurer d’une part, la gestion administrative de l’établissement et d’autre part, le suivi de la carrière des agents, de leur nomination à leur radiation des cadres, en passant par toutes les positions administratives rencontrées par un agent au cours de son parcours professionnel.

     

    Les champs de missions dévolues à l’apprenti(e) s’entendent ainsi :

    1. Secrétariat de direction

    - Accueil téléphonique pour la direction : orientation / prise de messages téléphoniques

    - Diffusion des notes de services/ notes d’informations

    - Reprographie des documents internes à l’établissement (règlement intérieur, livret d’accueil

    - Secrétariat des instances institutionnelles (réunions de gradés, comité technique…) : prise de notes et rédaction des Procès-verbaux et des comptes rendus

    - Archivage

    2. Ressources humaines

     Recrutement/ nomination :

    - Constitution des dossiers de prise en charge administrative et financière des agents

    - Etablissement du procès-verbal de prise de fonction

    - Notification des contrats aux contractuels.

     Avancement / reclassement / Mutation

    - Notification des décisions d’avancement d’échelon

    - Suivi des demandes de reclassement, notification des décisions et arrêtés

    - Etablissement des tableaux d’aptitudes

    - Enregistrement des demandes de mutation des agents

    - Simulation des fins de carrière (calcul des droits à la retraite) / gestion des demandes de prolongation d’activités

    - Traitement des demandes afférentes aux situations administratives : temps partiel de droit et sur autorisation, demande de mi-temps thérapeutique, demande de reprise

    - Traitement des titularisations ou prolongation de stage

    - Traitement des diverses situations administratives (mise à disposition, détachement, radiation des cadres, disponibilités…)

     Congés

    - Archivage des demandes de congés dans les dossiers des personnels

    - Traitement des demandes de congés bonifiés, des demandes de congés de présence parentale, des demandes de congés maternité et paternité.

     Divers

    - Suivi du changement de situation familiale ou de coordonnées bancaires

     Discipline / décoration

    - Notification et enregistrement de lettres de félicitations / de témoignages officiels de satisfaction

    - Enregistrement des lettres d’observations/ des sanctions (avertissement / mise à pied/radiation)

    - Archivage des demandes d’explication

     Remboursements de soins

    - Traitement des demandes de remboursements de soins (optiques, dentaires, orthopédiques et auditifs)

     Formation

    - Communication par mail des offres de formation aux personnels

    - Traitement des demandes de formation

    - Suivi et notification aux agents

     Maladies / Accident de travail

    - Enregistrement des avis d’arrêts de travail sur Harmonie

    - Etablissement des décisions d’imputabilité d’un accident de service au travail

    - Etablissement des décisions d’accident de travail

    - Suivi et transmission des demandes de paiement des prestataires intervenus dans le cadre d’accident de travail aux services de la DISP.

    - Saisine d’experts médicaux

    - Saisine du conseil médical et de la commission de réforme

    - Prise de rendez-vous et suivi de la médecine de prévention

     Traitement des dossiers de protection statutaire

    - Etablissement des dossiers de protection statuaire

    - Etablissement de la convention avec l’avocat


    3. Autres missions

    - Affichage des informations à destination des personnels : coordonnées de l’assistante sociale des personnels, du psychologue, des droits des fonctionnaires (CESU,fondations d’Aguesseau,…)

    - Accueil du service : physique et téléphonique

  • Numéro d'offre

    A-2022-54819

  • Type de contrat

    Apprentissage

  • Niveau de diplôme préparé

    Niveau 6 – (Bac+3 ou 4)

  • Domaine d'activité

    Accueil, secrétariat, service aux usagers

  • Administration de rattachement

    Ministère de la Justice

  • Entité

    Direction de l'administration pénitentiaire

  • Service d'affectation

    DISP DIJON

  • Lieu d'affectation

    Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation du Loiret.

    S.P.I.P du Loiret  ORLEANS

  • Localisation du poste

    ORLEANS

    Loiret

    Centre-Val de Loire

    FRANCE

    Détails de l'offre

  • Descriptif du profil recherché

    Personne titulaire du BAC souhaitant préparée une LICENCE RESSOURCE HUMAINE par le biais de l'alternance (Apprentissage)

    • Conditions particulières d'exercice

      Qualités requises :

      - Organisation, autonomie, rigueur, sens du service public et des relations publiques, disponibilité, sens de
      l’écoute, attention, polyvalence, capacité à prioriser, prise d’initiative, adaptabilité et sens du rendu compte.

      - Discrétion

    • Informations complémentaires

      Organisation du service

      - Amplitude d’ouverture des services administratifs : 8h00 – 18h30

      - Plages horaires obligatoires : 10h00-12h00 / 14h00-16h00

      - Pause méridienne de 45 minutes minimum et 2 h maximum entre 12h et 14h

      - Durée journalière ou hebdomadaire de travail exigible : 35h/semaine

    • Langue

      Français

    • Commentaires

                                                                                                          RENSEIGNEMENTS ET CANDIDATURES

       

      Mr LOSTANLEN Eric, Directeur Fonctionnel des Services Pénitentiaires d'Insertion et de Probation du LOIRET                         eric.lostanlen@justice.fr

      Mme BENHAMOUDA Zora, Directrice des Services Pénitentiaires d'Insertion et de Probation du LOIRET                                  zora.benhamouda@justice.fr

      Mme ARNOU Stéphanie, Secrétaire de Direction au Services Pénitentiaires d'Insertion et de Probation du LOIRET                  stéphanie.arnou@justice.fr