Responsable archives

  • Description de l'employeur

    Les délégations interrégionales du secrétariat général du ministère de la justice sont chargées d'apporter leur soutien :

    • Aux juridictions et aux services déconcentrés dans le domaine de l'action sociale, de la gestion des ressources humaines, de la formation continue généraliste, de l'hygiène, de la santé et de la sécurité au travail, du handicap, de l'informatique et des télécommunications, de l'immobilier, des achats et des marchés publics ;
    • Dans le domaine de l'exécution budgétaire et comptable aux services déconcentrés, et, s'agissant des opérations d'investissement immobilier, aux juridictions.

     

    Au nombre de neuf, les délégations interrégionales sont composées des départements des ressources humaines et de l’action sociale, des achats et de l’exécution budgétaire et comptable, de l’immobilier et de l’informatique et des télécommunications.

     

    La déléguée a autorité sur les départements dans le respect de l’autorité fonctionnelle exercée sur chacun d’entre eux par le/la chef(fe) du service du secrétariat général responsable de la politique mise en œuvre par le département concerné.

     

    Elle assure la gestion des effectifs, des moyens de la délégation et des fonctions support. Pour cela, il/elle s’appuie, d’une part, sur les compétences métier des quatre départements, et il/elle s’appuie, d’autre part, sur un/une adjoint(e) désigné(e) parmi les chefs des quatre départements, et par une équipe de gestion au sein de l’état-major de la délégation.

     

    Chaque délégation interrégionale est dirigée par un/une délégué-e interrégional-e, placé-e sous l'autorité de la secrétaire générale du ministère de la justice. Il/elle a autorité sur les départements de la délégation interrégionale Paris-Ile-de-France et sur son état-major qui, outre la déléguée et l’assistant-e administratif-ve et RH de proximité, est composé :

    • d’une responsable Etat-major, appui au pilotage
    • d’une référente administrative et RH de proximité
    • d’une assistante administrative et RH de proximité
    • d’une assistante administrative et logistique
    • d’un-e adjoint-e technique polyvalent

     

    Votre hiérarchie

    • Marie-Laure AIT BAZIZ, responsable de l’Etat-major, appui au pilotage budgétaire et contrôle de gestion (N+1)
    • Chantal BUBLOT, déléguée interrégionale Paris-Ile-de-France du secrétariat général. (N+2)
  • Description du poste

    Élaborer la politique de gestion des archives de la délégation dans le respect de la réglementation, des normes et des pratiques archivistiques :

    • Identifier les différents types d’archives selon les départements et services et leur durée de conservation
    • Harmoniser la gestion des archives par la mise en place de règles et d’outils communs (nommage, tableau de gestion, plan de classement, élimination, versement)
    • Informer et sensibiliser les agents

    Réaliser un état des lieux des archives et mettre en place un plan d’actions en lien avec les départements et services pour réaliser le pré-archivage, l’archivage, la destruction.

    Préparer la mise en place d’une solution informatique de stockage des archives dématérialisées

     

    Accompagner les services dans la gestion de leurs dossiers vivants et archives courantes :

    • Proposer une nouvelle arborescence informatique en vue d’optimiser le classement et la recherche des fichiers et dossiers (niveaux de dossiers pertinents, nommage, limitation du risque de doublons, etc.)

    Élaborer une fiche de bonnes pratiques informatiques à destination des agents :

    • Enregistrement, classement, archivage et suppression des fichiers informatiques

    Gestion des mails

     

  • Numéro d'offre

    A-2024-116490

  • Type de contrat

    Apprentissage

  • Niveau de diplôme préparé

    Niveau 6 – (Bac+3 ou 4)

  • Domaine d'activité

    Documentation, archives, bibliothèque

  • Administration de rattachement

    Ministère de la Justice

  • Entité

    Secrétariat général

  • Service d'affectation

    MJ SG

  • Lieu d'affectation

    Délégation interrégionale du Secrétariat général Paris Ile-de-France

    Ferme de Champagne

    Rue des Palombes – BP 53

    91600 Savigny sur Orge

  • Localisation du poste

    JUVISY SUR ORGE

    Essonne

    Ile-de-France

    FRANCE

    Détails de l'offre

  • Descriptif du profil recherché

    Savoir-faire

    Concevoir, formaliser et adapter des procédures

    Compétences rédactionnelles

    Organiser et classer des données

     

    Savoir-être

    Rigueur et organisation

    Sens relationnel

    Discrétion et confidentialité

     

    Connaissances

    Principes de conservation des archives

    Plan de classement

    • Informations complémentaires

      Organisation de travail : 5 jours par semaine / 35h hebdomadaire

      Restauration : Service de livraison de repas

      Accessibilité en transport / Parking :

       

      Accès transports en commun

      RER – Juvisy-sur-Orge - Bus 486 – arrêt Debussy-Champagne

      Ou Bus 385 - arrêt Aristide Briand- Champagne

      RER – Arrêt Savigny-sur-Orge - Bus 292- arrêt Cité des Tilleuls ou Cimetière du Plateau ou Bus 385- arrêt Aristide Briand-Champagne

      Ou Arrêt Juvisy-sur-Orge- Bus 486- arrêt Debussy-Champagne ou Bus 385- arrêt Aristide Briand- Champagne

      7 - Tramway Porte Essonne- Athis Mons – Bus 292- arrêt Cité des Tilleuls ou Cimetière du Plateau ou Bus 486- arrêt Debussy-Champagne

      Accès voiture

      A6, sortie n°6 - prendre à droite en direction de D25

      ou N7 – RD117 / RD167

      Parkings 

      Parking visiteur à l’entrée du site de la Ferme de Champagne.

      Parking agents à l’intérieur du site de la Ferme de Champagne, en bas du bâtiment 6H, et 2 places PMR disponibles.

      Parking public avenue Jean Marsaudon à Savigny-sur-orge, avec accès piéton au site par digicode à l’arrière du bâtiment 6H

    • Commentaires

      Contacts pour renseignements et pour adresser CV et lettre de motivation :

      Marie-Laure AIT BAZIZ

      Tél : 01 78 84 80 25/ 06 29 81 23 50

      Email : Marie-laure.ait-baziz@justice.gouv.fr

      Service RH de proximité

      Tél : 01 78 84 80 45

      Email : DIR-SG-PARIS-IDF@justice.gouv.fr