Secrétariat particulier de Madame la Préfète

  • Description de l'employeur

    Nommé par décret du président de la République pris en conseil des ministres sur proposition du premier ministre et du ministre de l’intérieur. Le préfet est l’unique représentant de l’État dans le département, les sous-préfets étant chargés de l’assister. Délégué du Gouvernement, il représente directement le premier ministre et chacun des ministres. Il a la charge des intérêts nationaux et assure la direction des services de l’État dans le département. Le directeur du cabinet assiste le préfet dans sa responsabilité du maintien de la sécurité et de l’ordre public. Il est également chargé de l’organisation des visites ministérielles dans le département et dirige les services de communication.

     

  • Description du poste

    La/le stagiaire aura pour mission de seconder efficacement au quotidien l’Assistante particulière de Madame la Préfète, laquelle se trouve être la plus proche collaboratrice de Madame la préfète et de Monsieur le Directeur du cabinet.

    Concrètement, la/le stagiaire devra participer aux tâches suivantes :

    1/ Gérer les boîtes institutionnelles : lire les mails, répondre-gérer et dispatcher

    2/ Organiser le planning avec les réunions, les rendez-vous, les déplacements

    3/ Accueillir les personnes extérieures. Être l’interface des différents interlocuteurs des directions

    4/ Au sein du secrétariat du directeur du cabinet, mettre à jour le tableau hebdomadaire des permanences des services de l’État en lien avec les directions et le transmettre chaque fin de semaine

    5/ Répartir le le courrier dans les services du cabinet

    6/ Assurer le suivi des planning des permanences du corps préfectoral ainsi que le suivi des congés des chauffeurs et des agents de la résidence

    7/ Assurer le relais les secrétariats du cabinet pendant les congés.

    8/ Participer à la mise en place des visites officielles en lien avec le service de la communication et les divers secrétariats concernés.

    9/ Transmettre les déplacements présidentielles et ministériels via le logiciel SEDEM

  • Numéro d'offre

    A-2021-18658

  • Type de contrat

    Apprentissage

  • Niveau de diplôme préparé

    Niveau 4 – (BAC)

  • Domaine d'activité

    Accueil, secrétariat, service aux usagers

  • Administration de rattachement

    Ministère de l'Intérieur

  • Entité

    Secrétariat Général Commun Départemental 81

  • Service d'affectation

    SGCD 81

  • Lieu d'affectation

    Préfecture du Tarn- Cabinet de Mme la Préfète – 81000 ALBI

  • Localisation du poste

    ALBI

    Tarn

    Occitanie

    FRANCE

    Détails de l'offre

  • Descriptif du profil recherché

    La/le stagiaire rattaché à la secrétaire de direction doit avoir le sens de l’organisation, à commencer par la gestion de son temps d’activité, ce qui sous-entend une capacité certaine à prioriser et administrer, particulièrement lors de la survenue d’urgences.

    Une aisance à l’écrit comme à l’oral sera un plus. En effet, la/le stagiaire sera amené à répondre aux mails et à avoir des contacts réguliers avec des élus, des responsables d’associations et des directions, ce qui nécessite d’avoir le sens des relations humaines et un peu de culture générale. Il doit donc savoir s’exprimer et savoir accueillir.

    • Conditions particulières d'exercice

      La/le stagiaire doit assurer la confidentialité des échanges et faire preuve d'une discrétion absolue.

      La/le stagiaire est tenu à un devoir de secret professionnel très strict.

      Compte tenu de la diversité des tâches à accomplir et de la polyvalence que cela implique et ce, dans le cadre institutionnel très formateur, ce stage peut être particulièrement valorisant dans la logique d’une parcours professionnel orienté vers des fonctions administratives et/ou de relations publiques.

    • Langue

      Français

  • Information pratiques

    • Début du contrat

    • Durée du contrat

      Durée fixe

      12 Mois

  • Contact